Enterprise resource planning (ERP)-software moet de bedrijfsprocessen van een bedrijf zo optimaal mogelijk in kaart brengen. Het is het middelpunt en fungeert als een centraal platform om alle stappen in de waardeketen zo snel en efficiënt mogelijk te verwerken. Het is duidelijk dat niet elk ERP-systeem geschikt is voor elk bedrijf. Een bedrijf als ENNEATECH heeft software nodig die de specifieke behoeften van een compounder en recyclagefabrikant weerspiegelt. Dit is hoe de ERP-oplossing PolyERP van de leverancier KDS in het spel kwam — omdat de focus hier ligt op kunststofverwerking.
Tot eind vorig jaar werkte het bedrijf uit Großefehn met verschillende platforms voor boekhouding, orderbeheer, receptbeheer, productie en inkoop. De systemen waren in de loop der jaren gegroeid, maar betekenden voor medewerkers op sommige interfaces handmatige invoer en gegevensoverdracht en aanzienlijk minder geautomatiseerde werkstappen. Dit zou moeten veranderen met de introductie van ERP. Operations Manager Arthur Lange beschrijft de vereisten voor de ERP-oplossing: “We hebben voor deze investering gekozen omdat het ons een zeer hoge mate van transparantie biedt voor alle werk- en productieprocessen. We kunnen op elk moment de workflow en status van alle orders opvragen. De traceerbaarheid van elke afzonderlijke batch met één muisklik was erg belangrijk voor ons. We kunnen zien met welke grondstoffen, op welke machine en met welke parameters een product is gemaakt, hoe het is verpakt, geëtiketteerd en afgeleverd.”
Oplossing op maat
Met de introductie van het nieuwe ERP-systeem had ENNEATECH wat huiswerk te doen. De specificaties van elke grondstof moesten in het systeem worden ingevoerd en alle processen moesten digitaal in kaart worden gebracht. Alle benodigde informatie — van inkoop tot inventaris, receptuur, stamgegevens en transportbeheer — staat nu op één plek: in het ERP. Daarnaast is er de link naar kwaliteitsborging, de integratie van het wegen van de productcontainers voor levering, etikettering en documentbeheer.
Lange beschrijft een typische workflow in de dagelijkse werkzaamheden: “Onze verkoopafdeling maakt een orderbevestiging aan in het ERP-systeem met de afgesproken leverdatum. Onze productiemanager maakt het bijbehorende recept aan op basis van de opgeslagen specificaties van de grondstoffen. De medewerkers halen de grondstoffen uit het magazijn en scannen ze. De collega’s kunnen alleen de grondstoffen uitnemen die door onze kwaliteitsafdeling zijn goedgekeurd. Alle andere worden geblokkeerd door het ERP-systeem. Wanneer de grondstoffen worden uitgescand, wordt de voorraad grondstoffen onmiddellijk bijgewerkt. Het afgewerkte product gaat door de kwaliteitscontrole. De afvulweegschalen zijn ook geïntegreerd in het ERP-systeem. Het systeem genereert het etiket met het exacte gewicht, de barcode en het containernummer, waarin alle productiegegevens en specificaties worden opgeslagen. De goederen worden pas naar de klant verzonden als ze zijn goedgekeurd door de kwaliteitscontrole.” Op basis van de ingevoerde orders bepaalt de software de benodigde grondstoffen voor de inkoop. Het certificaat van de acceptatietest voor elke afzonderlijke batch wordt ook aangemaakt met systeemondersteuning op basis van de geregistreerde meetwaarden.
Het ERP is via een interface gekoppeld aan de financiële boekhoudsoftware. Dit betekent dat de gegevens die nodig zijn voor inkomende en uitgaande facturen automatisch naar de boekhoudmedewerkers worden gestuurd.
Met de introductie van de ERP-oplossing op maat is het nu mogelijk om end-to-end ondersteuning te bieden voor alle bedrijfsprocessen en productieworkflows. Dit betekent minder werk voor werknemers, eenvoudigere interne coördinatie en vooral een zeer hoog niveau van proces- en productveiligheid met transparante traceerbaarheid.
